Wat we doen met de persoonsgegevens van onze bezoekers, klanten en overige relaties RPS B.V. (“RPS”) is een onafhankelijk advies- en ingenieursbureau voor omgevings- en veiligheidsvraagstukken met zelfstandige laboratoria. Van grote multinationals tot kleine gemeenten, van Rijksoverheid tot het MKB. Om onze activiteiten goed te kunnen doen is het soms nodig om persoonsgegevens van u te verwerken. Dat doen we altijd zorgvuldig en in overeenstemming met de wet en ons privacybeleid. De basisbeginselen van ons privacybeleid zijn: We vertellen u altijd wat we doen met uw gegevens. We gebruiken de gegevens alleen voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld. We verzamelen, gebruiken en bewaren niet meer gegevens dan we nodig hebben om het doel te bereiken waarvoor we de gegeven hebben verkregen. We verzamelen, gebruiken en bewaren alleen gegevens als er geen andere manier is om hetzelfde doel te bereiken. Hoe privacygevoeliger de informatie over u, des te minder gebruik we maken van de gegevens. We gebruiken de gegevens alleen voor zover daarvoor een in de wet vermelde grond is. We nemen passende beveiligingsmaatregelen tegen verlies van of onbevoegde toegang tot persoonsgegevens. We hebben maatregelen genomen om de uitoefening van uw rechten te faciliteren. We passen de Privacyverklaring soms aan, bijvoorbeeld omdat er wetswijzigingen zijn. Op deze pagina vindt u de geldende versie van de Privacyverklaring. Overzicht van gebruik van de persoonsgegevens van onze bezoekers, klanten en overige relaties Bezoeken van de website Welke gegevens verwerken we? Cookies, IP-adres en demografische informatie; Waarom verwerken we uw gegevens? Voor servicedoeleinden: om uw websitebezoek in de toekomst te vergemakkelijken, bijvoorbeeld door het opslaan van uw gebruikersnaam en voorkeursinstellingen. Waarom mogen we uw persoonsgegevens gebruiken? Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om onze producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze bezoekers te kunnen bieden. Wie hebben er toegang tot uw gegevens? RPS gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via nl_marketing@rps.nl. Alleen medewerkers van RPS die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van RPS. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? We bewaren deze gegevens maximaal een jaar na uw laatste bezoek aan onze website, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Moet ik deze gegevens aan RPS verstrekken? U kunt aangeven dat u de cookies wilt blokkeren. Meer informatie over dit onderwerp vind u onderaan deze pagina bij het onderdeel: “Plaatsen jullie cookies als ik jullie website bezoek?” Invullen contactformulier op de website Welke gegevens verwerken we? Contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer);Het door u achtergelaten bericht, inclusief eventueel door u achtergelaten persoonsgegevens in dat bericht. Waarom verwerken we uw gegevens? Voor servicedoeleinden: om uw bericht te kunnen opvolgen en u over de vervolgstappen te kunnen informeren; respons op onze marketingacties te meten; onze websites te verbeteren. Waarom mogen we uw persoonsgegevens gebruiken? Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor:Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om onze producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze bezoekers te kunnen bieden. Wie hebben er toegang tot uw gegevens? RPS gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via nl_marketing@rps.nl. Alleen medewerkers van RPS die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van RPS. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? We bewaren deze gegevens totdat we uw bericht hebben gemarkeerd als ‘afgehandeld’, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Moet ik deze gegevens aan RPS verstrekken? De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u wilt dat wij uw bericht in behandeling nemen. Zonder deze gegevens kunnen wij uw bericht niet in behandeling nemen. Aanmelden nieuwsbrief via de website Welke gegevens verwerken we? Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) Waarom verwerken we uw gegevens? Relatiebeheer, marketing, klantenadministratie en servicedoeleinden; om: u te informeren over de laatste nieuwtjes over RPS; u te informeren over verbeteringen van de website; u te informeren over speciale aanbiedingen en acties die worden aangeboden via de website; onze producten te verkopen en te leveren; verkoopbevorderende activiteiten te ontplooien; respons op onze marketingacties te meten; een klantadministratie en debiteurenbeheer te voeren; een ContentManagementSysteem (CMS) te beheren; marktonderzoek uit te voeren; onze websites te verbeteren. Waarom mogen we uw persoonsgegevens gebruiken? Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor:Het behartigen van het gerechtvaardigd belang van RPS of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van RPS om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan haar bezoekers te kunnen bieden. Wie hebben er toegang tot uw gegevens? RPS gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via nl_marketing@rps.nl. Alleen medewerkers van RPS die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van RPS. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar nadat u zich heeft afgemeld voor onze nieuwsbrief, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Moet ik deze gegevens aan RPS verstrekken? De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u op de hoogte wilt blijven van het nieuws rondom RPS, omdat wij zonder deze gegevens de nieuwsbrief niet naar u kunnen versturen. Aanmelden online systeem “My results” Welke gegevens verwerken we? Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres) Waarom verwerken we uw gegevens? Servicedoeleinden, relatiebeheer en marketing, voor: Het uitvoeren van verkoop bevorderende activiteiten; Het voeren van een klantadministratie en debiteurenbeheer; Het beheren van een ContentManagementSysteem (CMS); Het uitvoeren van marktonderzoek; Het communiceren met u door middel van het beschikbaar stellen van uw onderzoeksresultaten; Het verbeteren van onze websites. Waarom mogen we uw persoonsgegevens gebruiken? Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor:De uitvoering van onze overeenkomst met u; het behartigen van het gerechtvaardigd belang van RPS of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van RPS om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze relaties te kunnen bieden. Wie hebben er toegang tot uw gegevens? RPS gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via nl_marketing@rps.nl. Alleen medewerkers van RPS die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van RPS. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar nadat onze zakelijke relatie met u is beëindigd, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Moet ik deze gegevens aan RPS verstrekken? De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u gebruik wilt maken van het online systeem “My results”, omdat wij zonder deze gegevens onze producten en diensten niet kunnen leveren. Aanmelden online systeem “Vastgoeddossier” Welke gegevens verwerken we? Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres) Waarom verwerken we uw gegevens? Servicedoeleinden, relatiebeheer en marketing, voor: Het uitvoeren van verkoop bevorderende activiteiten; Het voeren van een klantadministratie en debiteurenbeheer; Het beheren van een ContentManagementSysteem (CMS); Het uitvoeren van marktonderzoek; Het communiceren met u door middel van het beschikbaar stellen van een online Vastgoeddossier voor het beheren van gebouwinformatie; Het verbeteren van onze websites. Waarom mogen we uw persoonsgegevens gebruiken? Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor:De uitvoering van onze overeenkomst met u; het behartigen van het gerechtvaardigd belang van RPS of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van RPS om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze relaties te kunnen bieden. Wie hebben er toegang tot uw gegevens? RPS gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via nl_marketing@rps.nl. Alleen medewerkers van RPS die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van RPS. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar nadat onze zakelijke relatie met u is beëindigd, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Moet ik deze gegevens aan RPS verstrekken? De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u gebruik wilt maken van het online Vastgoeddossier, omdat wij zonder deze gegevens onze producten en diensten niet kunnen leveren. Verdere informatie over het gebruik van de persoonsgegevens en uw rechten Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van mijn gegevens? RPS B.V., gevestigd te (2628 XG) Delft aan de Elektronicaweg 2, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb over het gebruik van mijn gegevens? U kunt uw vraag mailen naar: info@rps.nl Hoe zit het met het gebruik van mijn gegevens door derden? Als we derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen we dat alleen als we zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze RPS Privacyverklaring. Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen. In sommige gevallen moeten we op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens verstrekken aan derden, zoals justitie. Daarbij kijken we altijd hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren. Als we uw gegevens willen doorgeven buiten Europa, bijvoorbeeld omdat een datacenter of onze leverancier daar is gevestigd, doen we dit alleen onder de voorwaarden die de wet daaraan stelt, bijvoorbeeld door middel van een contract waarop de EU Model Clauses van toepassing zijn. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via nl_marketing@rps.nl. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens? Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om onze bezoekers en deelnemers te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden. Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. We informeren we u dan ook over de maatregelen die we hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen. Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens (en hoe kunt u ze uitoefenen)? U kunt bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting. U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt. Als u vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, dan kun u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen. U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen. U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt. U kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan RPS of info@rps.nl. Vergeet u niet om uw BSN op de kopie van het identiteitsbewijs onleesbaar te maken, voordat u deze meestuurt. U krijgt binnen een maand antwoord. U kunt ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen. Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Plaatsen jullie cookies als ik jullie website bezoek? Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest gevraagde pagina’s. Het doel hiervan is om de inrichting van de website voor u te optimaliseren. Ook kunnen de gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie aan te bieden. Via internet worden nooit persoonlijke gegevens van u verzonden / opgenomen zonder dat u daarmee hebt ingestemd. Bij bezoek aan de RPS-website kan een tijdelijk bestandje (‘cookie’) op de harde schijf van uw computer geplaatst worden. Een cookie bevat geen identificerende gegevens, privégegevens of wachtwoorden. Als u hier geen prijs op stelt, kunt u via uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Firefox) het gebruik van cookies blokkeren. Daarnaast is het mogelijk om u af te melden voor Google Analytics. Hoewel u als bezoeker van RPS de website nog steeds kunt bezoeken, is het mogelijk dat als cookies niet worden geaccepteerd, bepaalde diensten of elementen van de site niet optimaal functioneren. Het niet accepteren van cookies beperkt het gebruik van onze site en diensten. Welke type cookies gebruikt RPS? Functionele cookies: Zorgen ervoor dat onze websites goed werken. Analyse cookies (anoniem): Om het gebruik van onze websites te meten en problemen snel op te lossen. Analyse cookies (bezoekerspecifiek): Om uw gebruik van onze websites te meten. Interesse cookies: Om uw voorkeur en bijvoorbeeld gebruikersnaam op te slaan. Marketing cookies en vergelijkbare identifiers: Op basis van uw online gedrag kunnen we persoonlijke boodschappen laten zien, zoals advertenties. Social media cookies: Om de inhoud van onze websites via social media te delen. Vragen en feedback Indien u nog vragen mocht hebben over de Privacy Policy van RPS, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij helpen u graag verder als u informatie nodig heeft over uw gegevens of als u deze wilt wijzigen. U heeft nadrukkelijk het recht op correctie van uw gegevens. RPS B.V. Elektronicaweg 2 2628 XG Delft Nederland E info@rps.nl T +31 15 750 16 00 KvK 24161142 BTW NL0056.73.112.B.01